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九段秘书怎么做
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    (推荐/人力资源部 雷玉良)
    任务与结果的差别,是很多企业的“心病”:有时候员工很尽力,但企业却拿不到结果。同样,员工们也疑惑:我这么努力,“圆满”地完成了任务,为什么老板还是不满意?其实关键在于,我们没有把重点放到结果上,被“完成任务”迷惑了。在大多数情况下,对于我们想要的结果,不是办不到,而是因为我们没有执著地办到。
  模拟测试:总经理要求秘书安排一个会议。在这件事中,什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员,然后秘书自己也参加会议,来做服务,这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?
下面是一至九段秘书的不同做法,大家不妨边看边对照,如果你是这位秘书,你会做到第几段呢?
  一段秘书的做法:发通知。用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。
  二段秘书的做法:抓落实。发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。
  三段秘书的做法:重检查。发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参与;对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理。
  四段秘书的做法:勤准备。发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等设备是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室何时有会议。
  五段秘书的做法:细准备。发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备;同时还主动了解这个会议的性质、总裁的议题等,然后给与会者发送与议题相关的资料,供其参考。
  六段秘书的做法:做记录。发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录。
  七段秘书的做法:发记录。会后整理好会议记录给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。
  八段秘书的做法:定责任。将会议上确定的各项任务,落实到相关责任人,经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。
  九段秘书的做法:做流程。把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,形成不依赖于任何人的会议服务体系。
  从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出,由于对结果的追求程度不同,秘书的工作内容也发生了很大的变化。这种做事的理念和方法,不仅仅是秘书需要学习,其实是我们每个人都应该学习的。
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